INFORMATIVA SULLA PRIVACY - SYNCME

1. Titolare del trattamento e ambito di applicazione

SyncMe è una piattaforma digitale B2B di sync licensing musicale gestita da Merk and Kremont S.r.l., con sede legale in Milano, Italia (di seguito, "SyncMe", "noi"), in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali trattati tramite la piattaforma e i servizi correlati (i "Servizi").

La presente Informativa si applica a tutti gli utenti professionali che accedono, si registrano o utilizzano i Servizi, ivi inclusi i soggetti che agiscono in qualità di Buyer (acquirenti professionali di licenze musicali) e di Titolari dei Diritti (soggetti che caricano cataloghi musicali sulla piattaforma), nonché ai loro rappresentanti, referenti e dipendenti che interagiscono con i Servizi per conto dell'organizzazione di appartenenza.

SyncMe è una piattaforma B2B: i dati trattati riguardano principalmente persone fisiche che agiscono nell'esercizio della propria attività professionale (referenti aziendali, dipendenti, collaboratori delle società Buyer e Titolari del diritto), e non consumatori finali.

In caso di conflitto tra i nostri Termini e Condizioni del Servizio e la presente Informativa sulla Privacy, quest'ultima prevale in relazione alla raccolta, all'elaborazione e alla divulgazione dei dati personali.

2. Categorie di dati personali trattati

2.1 Dati di registrazione e account

Nome e cognome, ruolo/qualifica professionale, email aziendale, numero di telefono, credenziali di accesso (username, password), preferenze e impostazioni dell'account.

2.2 Dati relativi all'azienda per cui l'utente opera

Denominazione sociale, forma giuridica, sede legale, partita IVA/codice fiscale, settore di attività, ruolo dell'organizzazione sulla piattaforma (Buyer e/o Titolare dei Diritti). In fase di registrazione verifichiamo l'idoneità professionale dell'utente attraverso controlli di base (es. dominio email aziendale, partita IVA), senza richiedere, salvo casi specifici, documentazione aggiuntiva.

2.3 Dati di contatto

Indirizzo email, numero di telefono, indirizzo di fatturazione, referenti aziendali indicati per le comunicazioni relative a specifiche trattative o licenze.

2.4 Dati relativi all'attività svolta sulla piattaforma

Cataloghi e brani consultati, ricerche effettuate, brani salvati o inseriti in playlist/shortlist, cataloghi caricati (per I Titolari dei diritti), metadati associati ai brani (titolo, autori, editori, durata, genere, informazioni sui diritti dichiarati), cronologia di navigazione all'interno dei Servizi.

2.5 Dati relativi a richieste di licenza e transazioni

Dettagli delle richieste di licenza (brano richiesto, finalità d'uso, territorio, durata, media/formato, esclusività), comunicazioni intercorse tra Buyer e Titolare dei Diritti tramite la piattaforma, stato delle trattative e delle approvazioni, dati contrattuali relativi alla licenza conclusa, dati di pagamento e fatturazione elaborati tramite il fornitore di servizi di pagamento integrato nella piattaforma, storico delle transazioni.

Nella misura necessaria a consentire la negoziazione e la conclusione della licenza, alcuni dati di contatto e aziendali del Buyer possono essere condivisi con la Titolare dei Diritti interessata (e viceversa). Tale condivisione è strumentale e necessaria alla natura stessa del Servizio.

2.6 Dati tecnici e di navigazione

Indirizzo IP, tipo e versione del browser, sistema operativo, identificatori del dispositivo, informazioni sulla connessione di rete, log di accesso, cookie tecnici (v. Sezione 8).

2.7 Comunicazioni con noi

Contenuto delle comunicazioni inviate al servizio di assistenza clienti, richieste, segnalazioni, reclami.

Non raccogliamo, oltre a quanto sopra descritto, ulteriori categorie di dati personali. Alla data della presente Informativa non utilizziamo strumenti di profilazione, CRM avanzati o email marketing automatizzato; qualora in futuro venissero introdotti, la presente Informativa sarà aggiornata di conseguenza prima della loro attivazione.

3. Fonti dei dati personali

• Direttamente dall'utente: in fase di registrazione, durante l'utilizzo dei Servizi, nel caricamento di cataloghi o nell'invio di richieste di licenza, o tramite comunicazioni con il nostro team.
• Automaticamente tramite i Servizi: attraverso il dispositivo dell'utente durante l'utilizzo della piattaforma, e tramite cookie tecnici.
• Da altri utenti della piattaforma: ad esempio, quando un Titolare del diritto indica un referente aziendale, o quando un Buyer viene indicato come destinatario di una comunicazione relativa a una licenza.
• Dai nostri fornitori di servizi: nella misura in cui tali fornitori raccolgono o elaborano dati per nostro conto (es. fornitori di hosting e di servizi di pagamento).

4. Finalità del trattamento e basi giuridiche

Trattiamo i dati personali per le seguenti finalità, sulla base delle rispettive basi giuridiche ai sensi dell'art. 6 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR"):

4.1 Fornitura ed erogazione del Servizio (art. 6.1.b GDPR — esecuzione del contratto)

• creazione e gestione dell'account e del profilo aziendale;
• consultazione del catalogo e gestione dei brani caricati;
• gestione del processo di richiesta, negoziazione, approvazione e conclusione delle licenze musicali;
• gestione dei pagamenti tramite il fornitore di servizi di pagamento integrato, della fatturazione e della commissione di piattaforma;
• comunicazioni operative relative all'account e alle transazioni.

4.2 Verifica dell'idoneità professionale degli utenti (art. 6.1.b e 6.1.f GDPR)

Per garantire che la piattaforma sia utilizzata esclusivamente da soggetti professionali (Buyer e Titolare del diritto), effettuiamo controlli di base sull'identità aziendale in fase di registrazione, come indicato alla Sezione 2.2.

4.3 Sicurezza e prevenzione delle frodi (art. 6.1.f GDPR — legittimo interesse)

Autenticazione degli account, individuazione e prevenzione di attività fraudolente, illegali o dannose, protezione dell'integrità della piattaforma.

4.4 Adempimenti legali, contabili e fiscali (art. 6.1.c GDPR — obbligo legale)

Conservazione della documentazione contabile e fiscale, risposta a richieste da parte di autorità competenti, gestione di contenziosi o rivendicazioni relative a diritti su brani caricati sulla piattaforma.

4.5 Assistenza clienti e comunicazioni (art. 6.1.b GDPR)

Gestione delle richieste di assistenza, risposta a reclami e segnalazioni.

Non utilizziamo, alla data della presente Informativa, i dati personali per finalità di marketing diretto o pubblicità comportamentale. Potremo inviare comunicazioni relative esclusivamente al funzionamento del Servizio (es. avvisi di sicurezza, aggiornamenti contrattuali), sulla base dell'esecuzione del contratto in essere con l'utente.

5. Comunicazione e condivisione dei dati personali

Possiamo comunicare i dati personali alle seguenti categorie di destinatari, per le finalità sopra indicate:

• Altri utenti della piattaforma (Buyer e Titolare del diritto): nella misura strettamente necessaria alla gestione di una specifica richiesta di licenza o trattativa, come descritto alla Sezione 2.5.
• Fornitori di infrastruttura cloud e hosting, che ospitano la piattaforma e i relativi dati.
• Fornitore di servizi di pagamento, che elabora le transazioni relative alle licenze concluse tramite la piattaforma.
• Consulenti professionali (legali, contabili, fiscali) nella misura necessaria all'adempimento di obblighi legali o alla tutela dei nostri diritti.
• Autorità pubbliche e giudiziarie, se richiesto dalla legge o in risposta a procedimenti legali.
• Soggetti terzi in caso di operazioni straordinarie (fusione, acquisizione, cessione di azienda), nei limiti consentiti dalla legge applicabile.

Non vendiamo dati personali a terzi. Ogni fornitore che tratta dati per nostro conto agisce in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, sulla base di un accordo scritto che ne disciplina le condizioni. Alla data della presente Informativa non utilizziamo strumenti di analytics, CRM o email marketing di terze parti.

6. Trasferimenti di dati fuori dallo Spazio Economico Europeo

I nostri fornitori di hosting e di servizi di pagamento possono avere sede, o trattare dati, anche fuori dallo Spazio Economico Europeo ("SEE"). In tal caso, tali trasferimenti avvengono sulla base di un meccanismo di trasferimento adeguato, quali le Clausole Contrattuali Standard adottate dalla Commissione Europea o decisioni di adeguatezza, in conformità agli artt. 44 e ss. del GDPR.

7. Conservazione dei dati personali

Conserviamo i dati personali per il tempo necessario a conseguire le finalità per cui sono stati raccolti. In particolare: i dati dell'account sono conservati per la durata del rapporto contrattuale con l'utente, e cancellati o anonimizzati entro 24 mesi dalla chiusura dell'account, salvo quanto segue; la documentazione contabile e fiscale relativa alle transazioni è conservata per 10 anni, in conformità all'art. 2220 del Codice Civile e alla normativa fiscale applicabile; i dati relativi a una specifica richiesta di licenza o transazione, e le relative comunicazioni, sono conservati per l'ulteriore periodo necessario alla gestione di eventuali contenziosi relativi alla titolarità dei diritti o all'esecuzione della licenza, e comunque non oltre il termine di prescrizione ordinario previsto dalla legge applicabile.

8. Cookie e tecnologie simili

I Servizi utilizzano esclusivamente cookie tecnici necessari al funzionamento della piattaforma (es. gestione della sessione di autenticazione, sicurezza). Alla data della presente Informativa non utilizziamo cookie di profilazione né cookie di terze parti a fini pubblicitari o di analisi statistica. Qualora ciò cambiasse in futuro, la presente Informativa sarà aggiornata e, se richiesto dalla legge applicabile, sarà raccolto il consenso dell'utente tramite un apposito banner cookie.

9. Sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, distruzione o divulgazione, tenendo conto dello stato dell'arte, dei costi di attuazione e della natura dei dati trattati. Nessun sistema di sicurezza è tuttavia infallibile e non possiamo garantire una sicurezza assoluta; raccomandiamo di utilizzare canali sicuri per la trasmissione di informazioni riservate e di proteggere adeguatamente le proprie credenziali di accesso.

10. Diritti degli interessati

In qualità di interessato, hai il diritto di:

• accedere ai dati personali che trattiamo (art. 15 GDPR);
• richiedere la rettifica di dati inesatti o incompleti (art. 16 GDPR);
• richiedere la cancellazione dei dati, nei limiti previsti dalla legge (art. 17 GDPR);
• richiedere la limitazione del trattamento (art. 18 GDPR);
• richiedere la portabilità dei dati (art. 20 GDPR);
• opporti al trattamento basato sul legittimo interesse (art. 21 GDPR);
• revocare in qualsiasi momento un consenso eventualmente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca (art. 7.3 GDPR);
• proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali (<www.garanteprivacy.it>) o all'autorità di controllo competente nel proprio Stato membro.

Per esercitare tali diritti, contattaci ai recapiti indicati alla Sezione 13. Potremo richiedere informazioni aggiuntive per verificare l'identità del richiedente. Risponderemo entro i termini previsti dalla normativa applicabile.

11. Minori

I Servizi sono destinati esclusivamente a utenti professionali maggiorenni che agiscono per conto di società o attività professionali. Non raccogliamo consapevolmente dati personali di minori.

12. Trattamenti autonomi da parte di fornitori terzi

Il fornitore di servizi di pagamento e i fornitori di infrastruttura cloud possono agire, per alcune finalità proprie (ad es. sicurezza dei pagamenti, prevenzione delle frodi), come titolari autonomi del trattamento. In tali casi, si rinvia alle rispettive informative privacy, rese disponibili al momento dell'utilizzo dei relativi strumenti.

13. Modifiche alla presente Informativa

Potremo aggiornare periodicamente la presente Informativa, anche per riflettere modifiche ai Servizi o alla normativa applicabile. La versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina con indicazione della data di "Ultimo aggiornamento". In caso di modifiche sostanziali, forniremo un avviso adeguato secondo quanto previsto dalla legge applicabile.

14. Contatti

Per qualsiasi domanda relativa alla presente Informativa o per esercitare i propri diritti, è possibile contattarci all'indirizzo email info@syncme.com, oppure per posta a Merk and Kremont S.r.l., Milano, Italia. Non è stato nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), non essendo attualmente ricorrenti i presupposti previsti dall'art. 37 GDPR; la situazione sarà rivalutata periodicamente in base all'evoluzione dei trattamenti effettuati.